为正确处理各类公文，加强公文的规范化、制度化和科学化管理，现对学校公文版头及发文字号作如下规定。

一、各类公文版头及适用范围

（一）《中共西南石油大学委员会文件》《西南石油大学文件》《中共西南石油大学委员会、西南石油大学文件》（联合行文）版头用于学校党委、行政贯彻党的路线、方针、政策，转发上级机关重要文件；发布学校重大改革发展规划、年度工作计划、机构设置、奖惩等重大事项；颁布学校重要规章制度；部署学校重大工作等。

学校党政各部门以学校党委、行政名义向全校发布本部门职权范围内的重要事项，如传达、贯彻上级有关方针、政策，布置相关工作，颁布重要规章制度，通知重要事项等，也可用此公文版头，但编相关部门发文字号，加盖学校党委或行政印章。

（二）《中共西南石油大学委员会》《西南石油大学》版头用于学校党委、行政日常重要事项，布置相关工作，转发上级机关文件，批复下级机关请示；用于学校党委、行政向上级机关报告、请示工作；还用于学校党委、行政以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（三）《中共西南石油大学委员会办公室文件》《西南石油大学校长办公室文件》《中共西南石油大学委员会办公室、西南石油大学校长办公室文件》（联合行文）版头除用于制发本单位公文外，还用于根据学校党委和行政授权，转发上级机关文件，传达学校党委和行政的决议或决定，布置相关工作，发布相关事项等。

《中共西南石油大学委员会办公室》《西南石油大学校长办公室》《中共西南石油大学委员会办公室、西南石油大学校长办公室》用于党委办公室、校长办公室向上级机关报告、请示工作，以函的形式向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题等。

（四）《中共西南石油大学纪律检查委员会》《中国教育工会西南石油大学委员会》《共青团西南石油大学委员会》分别用于学校纪委、工会和团委制发公文。

（五）《中共西南石油大学委员会××（部门全称）》《中共西南石油大学××（单位全称）委员会（总支部委员会、直属支部委员会）》《西南石油大学××（单位全称）》用于各二级单位向学校党委、行政报告、请示工作，在职权范围内以函的形式向校内其他单位就日常具体工作发布通知、商洽工作等。

（六）除纪委、党委办公室、校长办公室、工会、团委外，学校其他任何部门的公文版头不得加“文件”字样。

（七）《中共西南石油大学委员会常务委员会会议纪要》《西南石油大学校长办公会议纪要》《西南石油大学专题会议纪要》用于记载和传达相应会议的主要情况和议定事项。

二、机构简称

（一）在公文处理中，“校内各单位”指全校各二级单位（包括学院、党政管理机构、直属单位和研究机构），“各学院（部）”指全校各教学单位（包括校本部15个学院和南充校区3院1部共19个单位），“机关各单位”指党政管理机构各职能部、处、室，“各分党委、党总支、直属党支部”指全校各二级党组织。

（二）各单位简称见附表。

三、发文字号

（一）公文发文字号由发文机关代字、发文年份和发文序号三部分组成。联合行文时，使用主办机关的发文字号。发文字号编排在发文机关标志下空二行位置，年份和序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“〔〕”括入；序号不编虚位（即1不编为01），不加“第”字。如“西南石大校发〔2021〕1号”，“西南石大校发”为发文机关代字，“〔2021〕”为发文年份，“1号”为发文序号。

（二）发文字号位置，上行文的发文字号位于发文机关标识与横线之间左侧排列，与最后一个签发人姓名处在同一行。其它公文的发文字号位于发文机关标识与横线之间居中排列。

（三）各发文代字适用范围。

1.西南石大委、西南石大校：适用于学校党委、行政向上级机关报送请示、报告。文种用请示、报告。

2.西南石大委发、西南石大校发：适用于学校党委、行政面向校内发布重要公文。文种用意见、决定、通知或通报等。

3.西南石大委函、西南石大函：适用于学校党委、行政向无隶属关系的有关部门商洽工作、询问和答复问题；适用于学校党委、行政批复各二级单位的重要请示事项；批复重大专项规划；安排部署重要专项工作。文种用函、批复。

4.校内其他单位发文代字：学校纪委、工会、团委按照规定可以对校内外的相关对口机构行文。除纪委、党委办公室、校长办公室、工会、团委外，校内其他各二级单位，不得以公文形式对外行文。各二级单位向学校党委、行政呈文（请示、报告），字号使用“西南石大××〔〕×号”；校内各单位因工作需要向校内其他单位行文，字号使用“西南石大××函〔〕×号”。

（四）校级公文由党委办公室、校长办公室统一掌握文号，各二级单位公文由各单位自行掌握文号；同一发文形式（指同一种公文版头），按统一顺序编号；文号、印章须与相应的公文版头一致使用。

（五）各单位发文机关代字见附表。

附表