为使我校档案资料得到有效有序的利用，更好地为学校教学科研和党政管理各项工作服务，根据国家有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。

一.本校工作人员因工作需要查阅本部门或本人形成的档案，或非本部门非密级档案，持单位介绍信或身份证明可直接到档案馆查阅；查阅非本部门的涉密档案，须经馆负责人同意；查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级和本校文件中不宜公开的档案，须经党办校办主任批准；上级保密文件需经学校保密委员会批准。

二.外单位人员利用本馆非密级档案，须持单位介绍信或个人有效证件，按规定办理查阅手续；港、澳人员、台湾同胞、海外侨胞要求利用本馆开放档案的，须经主管部门介绍；外国人利用此类档案，须经学校外事管理部门介绍和校保密委员会批准后，方可查阅。

三.电话查询档案，只限咨询一般问题。凡要求将查档结果寄往查询单位的，必须凭单位介绍信或传真件确认身份并先汇来邮寄费用，经馆长同意方可办理。

四.利用档案须认真填写登记表，档案原则上在馆内阅览。如因工作确需借出，须经馆领导批准，办理借阅手续并抵押有效身份证件，借期原则上不超过10天，延长借阅时间需另办理续借手续。逾期不归还者，应酌情处分。保密档案一律不出借。对入藏超过30年的永久保存的档案，原则上不外借，并控制复印次数。

五.档案利用者要对档案的保密、安全、完整负责。阅档时，严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料；严禁增删、涂改、抽页、调换、撕毁、转借；不得擅自公开档案内容，更不得丢失。如发现上述情况，对责任人按《中华人民共和国档案法》有关条款进行处理。

六.阅档单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要必须从档案中取证的，须经主管部门审查批准后才能复制；凡需复制或摘抄保密档案，须经馆领导批准。复制档案只能在档案馆内进行。

七.校内师生查阅档案免费，代翻译收取技术服务费，超过规定复制数量收取工本费。商业性认证机构进行学历学位认证，按照协议执行。

八.因人事档案的特殊性，还需遵守以下查阅规则：

1.查阅校级领导干部档案，必须经校党委分管组织工作的书记审批，由校党委组织部或校人事处领导指定专人进行；查阅处级干部档案，视查阅内容分别经校党委组织部或校人事处领导审批，并指派专人进行；查、借阅本部门科以下员工档案，由各二级单位党政正职审批；查、借阅非本部门人员档案，须经校党委组织部或校人事处领导审批；凡外单位来函来人查阅我校员工人事档案的，按查询内容分别交校党委组织部或校人事处领导审批，批准后方可利用人事档案。

2.不得通过电话查询干部人事档案。校内二级单位或校外单位需查阅我校员工人事档案的，应派两名中共正式党员持介绍信到我馆人事档案室查阅。组织人事部门因日常工作需要查档，可指定专人办理。

3.人事档案一般不外借。如遇特殊情况确需借出使用时，应严格履行审批和登记手续。借出的档案必须指定专人保管，不得转借他人，更不得把档案给无关人员或干部本人翻阅。借阅不得超过10天，若需延长使用时间，应及时办理续借手续。

4.任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案。