西南石油大学档案馆规章制度  

 

   

 

档案库房管理制度  

 

一、档案库房是档案资料保护和贮存的重要基地，是提供利用档案的中心，除领导批准外，非本室工作人员不得随便进入。  

 

二、保管档案必须有专用库房，并设专人负责管理。库房内应采取有效的防护措施，保证档案安全。  

 

三、档案进出库房，要建立严格的登记制度，包括档案收进入库，库存档案调出室外及日常的调阅、归还。    

 

四、档案库房要做到符合八防（防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光），达到三无（无霉变、无丢失、无差错），确保档案的完整和安全，定人定时做好库房内温湿度变化的观测和记录。  

 

五、对新接收入库档案要严格检查，对有虫蛀、发霉及其它问题的档案须经科学处理后方可入库。    

 

六、库房内安置温湿度计，每天定时测记。一般库房的温度应控制在 14   ℃ -24   ℃ 之间，标准湿度45%-60%，其他声像档案库房温度宜 18   ℃ -24   ℃ 相对湿度应控制在35%-45％，对电子档案应存放防磁柜，并定期检查，每四年倒一次光盘，并异地保存一套。  

 

七、库房内严禁吸烟，应保持清洁，认真做好库房、装具的除尘卫生工作，禁止一切与保管档案无关的及损害档案材料的物品入库房，保持库内整洁，不得堆放与档案无关的物品。  

 

八、每学期结束前，要对案卷进行总清点，检查帐、卡、物是否相符。  

 

九、每天下班前，应关闭库房门窗，切断水、电源，确保档案安全。    

 

十、定期打扫库房卫生，保持库房与档案的清洁。  

 

   

 

档案资料查、借阅办法  

 

为了有效地利用档案，更好地为教学科研和党政管理等项工作服务，根据国家有关规定，结合我校实际情况，特制定本办法。  

 

1.  本校工作人员因工作需要查阅本部门或本人形成的档案，可直接到档案馆查阅；查阅非本部门非密级档案，须持单位介绍信；查阅不属于本部门的保密档案，须经保密单位负责人和馆负责人同意；查阅学校党委会议、校长办公会议记录、上级文件等不宜公开的档案，须经党办校办主任批准，上级保密文件需经学校保密委员会批准。
    2.  外单位人员利用本馆非密级档案，须持单位介绍信或个人有效证件，先经馆领导批准，再按规定办理查阅手续。
   3. 港、澳人员、台湾同胞，海外侨胞要求利用本馆开放档案的，须经主管部门介绍，外国人利用此类档案，须经学校外事管理部门介绍和校保密委员会批准后，方可查阅。
   4. 电话查询档案，只限咨询一般问题，凡要求将查档结果寄往查询单位的，必须凭单位介绍信并先汇来服务费后，经馆长同意方可办理。
   5. 利用档案须认真填写《查档登记表》和《利用效果登记表》，档案原则上在馆内阅览，如因工作需要借出，须经管领导批准，办理借阅手续，每次借出档案不超过5卷，借期不超过10天，延长借阅时间需另办理续借手续。逾期不归还者，应酌情罚款。保密档案一律不对外借出。
   6. 档案利用者应爱护档案，要对档案的保密，安全，完整负责，不得随意增删、涂改、抽页、调换、撕毁、转借，不得擅自公开档案内容，更不能丢失，如发现上述情况，按《档案法》有关条款处理。
   7. 对中华人民共和国成立前的珍贵档案，一般不予外借，并控制复印次数。
   8. 复制非保密档案由档案馆统一办理，收取一定工本费，凡需复制或摘抄保密档案，须经馆领导批准。
   9. 外单位人员和校内人员非工作原因利用本馆档案，酌情收取一定费用。  

 

10.  人事档案查、借阅办法：  

 

10.1 查、借阅校级领导干部档案，必须经校党委分管组织工作的书记审批，由校党委组织部或校人事处领导指定专人查、借阅；查、借阅处级干部档案，视查阅内容分别经校党委组织部或校人事处领导审批，并指定组织、人事干部查、借阅；查、借阅本单位科以下干部和工人档案，按以下办法审批：属各学院、系（部）、附属单位的，由各学院、系（部）、附属单位确定一位行政领导审批；属校本部机关各部门的人员，由校机关各部门负责人审批；查、借阅非本部门人员档案，均须经校党委组织部或校人事处领导审批；凡外单位来函需查阅干部、工人人事档案的，按查询内容分别交校党委组织部或校人事处领导审批，经批准后方可利用人事档案。  

 

10.2  凡查阅干部、工人人事档案，查阅单位应派两名中共正式党员干部到人事档案科查阅室查阅。查阅完毕后，须进行登记；  

 

10.3  干部、工人人事档案一般不外借，如遇特殊情况，确需借出使用时，应严格履行审批和登记手续。借出的档案必须指定专人保管，不得转借他人，更不得把档案给无关人员或干部本人翻阅。借阅不得超过15天，若需延长使用时间，应及时办理续借手续；  

 

10.4  任何个人不得查阅或借用本人及其直系亲属的档案；  

 

10.5  阅档者必须严格遵守保密制度和阅档规定，严禁涂改、圈划、抽取、增添、撤换档案材料，不得泄露或擅自向外公布档案内容；  

 

10.6  阅档单位或个人，不得擅自拍摄复制档案内容。因工作需要从档案中取证的，须经干部、工人人事档案主管部门审查批准后才能复制（拍摄）；  

 

10.7  阅档时，严禁吸烟、喝水，严防损坏和污染档案材料；  

 

10.8  不得通过电话查询干部人事档案；  

 

10.9  查、借阅学生档案，查、借阅单位应派主管学生工作的学工干部执单位介绍信到人室档案科查、借阅。查阅完毕后，须进行登记。原则上，学生档案一般不外借。如遇特殊情况确需借阅的，借阅不得超过7天。若需延长使用时间，应及时办理续借手续。  

 

   

 

档案馆安全、保密制度  

 

为确保党和国家的机密与安全，根据上级有关规定，结合档案馆的具体情况，特制定本制度。  

 

1.  档案工作人员和档案利用人员，都必须认真执行《保密法》及有关保密管理规定，增强保密观念，遵守保密制度，尽职尽责地做好档案的安全和保密工作。  

 

2.  档案馆属机要部门，非本馆人员未经同意不得进入档案库房；  

 

3.  档案管理人员，必须严格执行档案查借阅制度，履行借阅登记手续。来人查阅档案，要在档案人员的指导下查阅，不得个人自行查找，归还档案要检查，防止抽调，攥改档案内容。  

 

4.  档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案内容，不得擅自摘抄、复制档案。凡属机密档案资料，办完后及时入库入柜锁上，不得随意放在桌上，以防失密；  

 

5.  档案库房明显处要有安全防火设备，认真做好“八防”工作，档案库房严禁烟火，不得携带易燃、易爆、易腐物品入库，下班前务必关好室内电源及门窗后方可离开。如发现可疑迹象，应立即向本单位领导和保卫处部门报告，并保护好现场；  

 

6.  办公废纸、废件、重复件、复制件等不得当垃圾处理，必须专人负责烧毁。  

 

7.  任何人员不得以任何借口违反规章制度，档案人员如因玩忽职守，造成档案失密、泄密，要视其情节轻重给予处分。  

 

 

 

校史馆参观接待办法  

 

为了充分发挥档案的教育宣传功能，以优质的服务向全校师生和国内外来宾宣传展示我校发展历史和建设成就，进行爱国主义和革命传统教育，培养学生人文精神，促进精神文明建设，更好地为学校的教学科研服务，特制定本办法。  

 

1. 校史馆参观接待对象和范围  

 

校史馆作为校园文化教育基地，实行免费开放，开放对象为校内师生、校友、学生家长和社会各界友好人士。  

 

2. 校史馆参观接待以团体参观接待为主。参观活动采取分类接待的办法。  

 

1)       来学校检查、考察、访问、参观各级领导、外宾需参观校史馆，由学校有关部门提前正式通知校史馆；  

 

2)       校内各二级部门组织的教工、学生、离退休人员的团体参观，由本单位与校史馆联系后安排进行；  

 

3)       双休日、节假日原则上只接待学校统一安排的团体参观。校办应在放假前将接待计划通知校史馆，以便校史馆做好值班、接待等的安排。遇特殊情况，有关单位提出参观申请，由馆长批准后亦可安排接待。  

 

3. 无特殊情况，各单位的参观活动，至少应提前一个工作日与校史馆进行联系，确定参观人数、身份、参观准确时间和侧重参观的内容，以便校史馆做好各项接待准备工作。  

 

4. 各单位参观时由联系人负责填写《西南石油大学校史馆参观接待登记表》，以保证校史馆展品，设施的安全和参观活动的正常进行。  

 

5. 观众进馆参观要服从工作人员安排，应举止文明，保持馆内安静、卫生，不触摸展柜展品，不得在馆内吸食香烟、零食、饮料等。  

 

6. 接待人员要做到服装整洁，举止端庄，热情礼貌、精神饱满。讲解力求做到文字简练、口齿清楚、语言生动、表述准确，耐心解答观众提出的问题。  

 

7. 校史馆定期开馆时间：每周星期二～星期四 15：00—17：00；遇特殊情况，开馆时间另行通知。  

 

8. 校史馆参观接待联系电话：028-83035471 ，联系人：李燕。  

 

9. 校史馆欢迎观众参观后留言，提出意见和建议，以便进一步完善服务。  

 

   

 

校史馆管理员工作职责  

 

1. 努力学习党和国家关于档案、校史工作的方针政策、法规，刻苦钻研专业知识，不断提高政治思想和业务水平；  

 

2. 熟悉学校发展历史与现状，掌握学校历史文化积淀情况，平时做好校史资料的接收、征集、整理工作，为校史馆的更新做好资料积累；  

 

3. 制定校史馆的工作规划，并负责组织实施；  

 

4. 负责馆藏资料及藏品的登记、建档、保管、维护等日常管理工作；  

 

5. 负责本馆的校内外参观接待工作与校史校情宣传介绍及教育服务工作。 负责做好参观人员的统计、签名、留言等工作，对重要参观活动要摄影、摄像等，为校史馆留下资料；  

 

6. 负责本馆藏品、基本设施日常保护、修复及卫生保洁工作，做好校史馆平时的消防、安全、卫生和保洁、绿化保养任务；  

 

7. 负责做好校史馆讲解员的培训工作；负责做好学生在校史馆勤工俭学的管理工作；  

 

8. 完成馆里交办的其它工作。  

 

   

 

展品的安全管理及维护制度  

 

1.     管理员要对现有或新增展品编制展品目录，账目上应该有管理员及见证人共同签名。撤展的物品要在展品目录上注明撤展时间，也应有管理员及见证人共同签名。撤展物品要妥善保管备查。校史馆在接收物品时档案馆领导或馆领导的委托人需在场，并在接收物品上作为见证人签字。  

 

   

 

2.     展馆内的卫生、防火防盗、展品、展品外设施由校史馆负责维护。校史馆内展品和设备应处于正常状态，展品和设备出现故障时，应及时维修。  

 

3.     参观过程中，观众应爱惜展品和设备，不触摸展板、展墙或展品，不得开启或关闭馆内设备，若有损坏，照价赔偿。  

 

   

 

校史馆消防安全管理制度  

 

为确保校史馆人员和公共财产安全，制定消防安全管理制度如下：  

 

1. 认真贯彻执行《消防法》《档案法》《高等学校档案管理办法》等有关法律法规，加强档案消防安全教育，不断地提高档案工作人员防火安全知识。  

 

2. 定期检查消防设施，发现隐患及时上报并进行整改。在险情未排除之前，要采取切实可行的措施，以保安全。  

 

3. 要组织参观者有序进馆参观。为了确保紧急情况下顺利疏散，每次进入馆内的总人数最多不能超过30人。  

 

4. 严禁参观人员携带易燃、易爆化学危险物品入内，校史馆周围及内部要杜绝火源，馆内严禁吸烟。  

 

5. 闭馆后，需彻底检查有无安全隐患，切断电源（关闭总电源，保持应急电源开启），锁好门窗，确认安全后方可离开。至少每周联系一次保卫处监控部门，确认监控设备正常运行。要确保闭馆时监控处于正常开启状态。  

 

6. 组织校史馆工作人员接受特殊环境下的消防安全防范教育和法制教育，掌握消防器械的使用方法和报警、灭火等常识。畅通安全责任信息渠道，发生火灾、火险或事故苗头按程序采取及时措施。